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Rilevazione presenze

COORDINAMENTO PERSONE

Rilevazione presenze

Esigenze

Molte aziende si avvalgono di personale che svolge la propria attività in mobilità, lontano dalla sede, e hanno la necessità di registrarne e certificarne la presenza e gli orari di lavoro. Tra queste ci sono, ad esempio, le aziende che operano nelle costruzioni edili e stradali, nell’installazione e manutenzione di impianti e reti tecnologiche, nelle pulizie industriali, nei servizi di vigilanza, nell’assistenza domiciliare, nel trasporto e consegna di merci,…

Questa situazione impedisce o rende comunque dispendioso l’impiego di strumenti classici per la rilevazione presenze con impianti fissi, installati e collegati alla rete elettrica, per la lettura di badge di riconoscimento del personale.

Soluzione

La soluzione WAY per la Rilevazione delle Presenze fornisce una risposta efficace con strumenti facili da utilizzare, economici e in grado di risolvere anche le necessità legate all’operatività e alla mobilità del personale.

La soluzione consiste nell’equipaggiare il personale o parte di esso (ad esempio il capo cantiere o il responsabile della squadra) di uno smartphone o di un tablet, dotato dell’applicazione WAppYgo, collegato alla piattaforma software WAYWeb, in cloud, accessibile attraverso internet. Il dispositivo sarà quindi in grado di leggere sistemi di riconoscimento come tag nfc e barcode.

La figura sopra rappresenta l’architettura della soluzione di Rilevazione Presenze

Le informazioni (identificativo dipendente, orario inizio/fine lavoro e posizione), che vengono raccolte dagli operatori con gli smartphone o i tablet, vengono trasmessi in tempo reale alla Centrale di Controllo WAYWeb, che provvede ad archiviarli in un database. L’Azienda si collega via internet alla Centrale di Controllo e ha a disposizione le informazioni memorizzate relative alle timbrature.

WAYWeb riceve le segnalazioni inviate dai dispositivi dotati di WAppYgo che contengono:

  • l’identificativo del dispositivo;
  • l’dentificativo dell’utente dell’applicazione WAppYgo (username e password);
  • l’identificativo dell’Operatore o del punto di controllo/timbratura;
  • lo stato di inizio lavoro o fine lavoro;
  • la posizione, la data e l’ora di ciascuna operazione di rilevazione della presenza.

In particolare, il personale in sede, ha a disposizione una serie di funzioni per verificare, in tempo reale, lo stato di avanzamento delle attività:

  • funzioni preventive di inserimento delle aree di lavoro come POI, con i relativi codici e posizioni;
  • funzioni per verificare a posteriori le attività effettuate: si può generare per ogni dipendente la lista dei luoghi di lavoro con data e ora di inizio e fine attività sia in tempo reale, per la giornata corrente, sia a posteriori, per i giorni precedenti, o in genere per un periodo precedente. Questo report può anche essere stampato e archiviato dall’azienda
  • funzioni di verifica posizionamento del personale sul campo: il personale di Centrale può verificare in ogni momento dove si trova ciascun operatore durante l’orario di lavoro; la rilevazione della posizione del personale viene sempre effettuata nel pieno rispetto delle più recenti normative in materia di privacy
  • funzioni di allarme, nel caso che l’operatore segnali situazioni di emergenza, durante l’effettuazione del servizio.

Infine, la Centrale di Controllo WAYWeb mette a disposizione una modalità di accesso ai dati dell’applicazione, tramite web service. In questo modo un qualunque software esterno già in possesso del cliente (es. programmi per la gestione amministrativa, per il calcolo delle retribuzioni o per la contabilità industriale) può accedere ai dati di interesse raccolti nel database (inizio e fine lavoro, luoghi/cantieri visitati, tipologia di attività svolta, chilometri percorsi, posizioni successive, …) e utilizzarli per elaborazioni e statistiche.

L’applicazione WappYgo

WAppYgo è un’applicazione (app) che trasforma uno smartphone o un tablet in un dispositivo di geolocalizzazione e trasmissione dati evoluto, compatibile con la piattaforma software WAYWeb e in grado di assistere e coadiuvare gli operatori in mobilità con numerose funzioni operative tra cui la possibilità di leggere e decodificare codici a barre e tag NFC, associare ad essi le informazioni  di posizione, data e ora  e inviare il tutto, in tempo reale, alla Centrale di Controllo WAYWeb, che mette immediatamente a disposizione del personale in sede le informazioni sulle timbrature in mobilità.

Tecnologie impiegate per la rilevazione presenze

Per la rilevazione presenze vengono correntemente utilizzati i sistemi tecnologici descritti nel seguito.

  • Codici a barre, mono o bidimensionali

    I codici a barre sono un insieme di elementi grafici a contrasto elevato, disposti in modo da poter essere letti e decodificati, per restituire l’informazione contenuta. I codici a barre vengono stampati su supporti di carta adesiva, plastica o metallo. Smartphone e tablet acquisiscono l’immagine del codice a barre con una fotografia e la interpretano, con appositi strumenti software, restituendo il codice in chiaro.

  • Tag NFC

    Il termine NFC individua una delle numerose tecnologie RFID presenti sul mercato. I tag NFC sono disponibili in diverse forme: un dischetto di plastica, un tassello da muro, un’etichetta adesiva, una carta di credito ed altre ancora, tutte facilmente adattabili alla rilevazione presenze. La tecnologia RFID è estremamente affidabile ed assicura la leggibilità del codice associato anche all’aperto, in condizioni ambientali particolarmente critiche (presenza di polvere, umidità, pioggia, ghiaccio, pieno sole, …). Parecchi modelli di smartphone e tablet presenti sul mecati sono già dotati di lettore tag NFC integrato e questo rappresenta il motivo principale per la scelta di questa tecnologia rispetto a quella di altri tag RFID, anch’essi potenzialmente adatti alla applicazione di Rilevazione Presenze.

  • GPS

    È il sistema che consente, per mezzo di un ricevitore integrato nello smartphone o nel tablet di determinare l’ora di timbratura la posizione in modo estremamente preciso.

Il processo di rilevazione

  • Identificazione dell’Operatore

    L’identificazione dell’operatore avviene con uno dei seguenti metodi:

    • accesso all’applicazione WAppYgo con il proprio username e password e certificazione di “inizio lavoro” e “fine lavoro” direttamente tramite le operazioni messe a disposizione dalla App,
    • inserimento, sul display dello smartphone o del tablet, di un proprio codice identificativo personale, oppure
    • lettura di un badge personale, con riportato un codice a barre, oppure
    • lettura di un tag NFC, apposto su un badge o su un ciondolo personale di identificazione.

    L’informazione di “inizio lavoro” e di rilevazione dell’identificativo dell’operatore, comunque sia stata acquisito, può essere completata da altri dati quali il riferimento della commessa di riferimento o il tipo di attività che verrà svolta.

  • Rilevazione del luogo in cui viene effettuata l’identificazione

    La rilevazione del luogo  di identificazione, comunicazione di inizio e fine lavoro, nonché di luoghi di attività intermedi, avviene con uno dei seguenti metodi:

    • lettura di un codice a barre, in corrispondenza del luogo di lavoro, apposto su un’etichetta in carta, plastica o metallo;
    • lettura di un tag NFC, in corrispondenza del luogo di lavoro, legato ad un’etichetta o a un dischetto in materiale plastico;
    • lettura automatica della posizione rilevata dal GPS e associazione delle informazioni univoche di latitudine e longitudine ai messaggi di inizio e fine lavoro. L’informazione di posizione rilevata dal GPS può essere associata anche nel caso di lettura di codici a barre o tag NFC, in modo da avere un riscontro fra le due posizioni, quella rilevata e quella predefinita e segnalare eventuali anomalie (posizione non corrispondente).

    Il luogo di lavoro, identificato da codice a barre o tag NFC, può anche corrispondere al veicolo che accompagna l’operatore nell’esecuzione della propria attività.

    I luoghi di lavoro, identificati con codice a barre o tag NFC, possono corrispondere ad altrettanti Punti Notevoli, con relativa descrizione, georeferenziati sulla cartografia Google Maps della Centrale di Controllo WAYWeb.

  • Rilevazione di data e ora in cui viene effettuata l’identificazione

    L’identificazione della data e ora di identificazione e di comunicazione di inizio e fine lavoro avviene attraverso l’acquisizione dell informazioni di data e ora presenti sullo smartphone o sul tablet aggiornate con i dati calcolati dal rilevatore GPS, a garanzia di precisione e sincronizzazione.

  • Operatore singolo o Gruppo di Operatori?

    L’utilizzo di uno smartphone per ciascun operatore è giustificato nel caso di utilizzo di funzioni operative aggiuntive, legate al singolo operatore.

    In molti casi è possibile impiegare un solo dispositivo in dotazione al capo cantiere, al capo squadra o in uso condiviso presso ciascun luogo di lavoro.

Esempi di Rilevazione Presenze

Gruppo con un responsabile

Gruppo di Operatori con un Responsabile (caposquadra/capocantiere) che effettua nella giornata lavori in cantieri diversi.

Esigenza

Controllo dei tempi di lavoro nei diversi cantieri e verifica della presenza degli Operatori in ciascun cantiere.

Soluzione

Il Responsabile è dotato di smartphone/tablet, ogni Operatore del Gruppo ha un badge con un codice a barre o un badge/ciondolo con un tag NFC e ogni Operatore timbra l’inizio e fine attività facendo leggere il proprio identificativo allo smartphone/tablet del Responsabile all’arrivo e alla partenza in ciascun cantiere.

La conferma della localizzazione del cantiere di lavoro può essere realizzata in due modi diversi, eventualmente associati;

  • posizione GPS rilevata dallo smartphone/tablet del Responsabile;
  • lettura con lo smartphone/tablet del Responsabile di un codice a barre o di un tag NFC, posti nei pressi del cantiere di lavoro.

Singoli con mansioni reiterate

Singoli Operatori fuori sede che effettuano lavori su elementi definiti in modo ripetitivo (manutenzione impianti, ispezione di siti da vigilare, assistenza domicilare,…).

Esigenza

Controllo dei tempi di lavoro di ciascun Operatore e verifica dello svolgimento di tutte le attività programmate e della relativa sequenza temporale.

Soluzione

Su ciascun elemento, o nei pressi dello stesso, viene posto, in modo fisso, un codice di riconoscimento con un’etichetta adesiva che contiene un codice a barre o un tag NFC.

L’Operatore, all’inizio e al termine di ciascun intervento, legge il codice univoco dell’elemento.

La posizione GPS, rilevata dallo smartphone/tablet dell’ Operatore, conferma la presenza presso il luogo di intervento.

Singoli con mansioni variabili

Singoli Operatori fuori sede che effettuano lavori in luoghi sempre variabili (consegna lettere e pacchi, trasporto merci, pronto intervento,…).

Esigenza

Controllo dei tempi di lavoro di ciascun Operatore e verifica dello svolgimento delle attività e della relativa sequenza temporale.

Soluzione

L’operatore è dotato di smartphone/tablet sul quale si identifica, con una delle metodologie previste, all’inizio e al termine del lavoro.

Durante il periodo di lavoro, l’Operatore, sempre con lo smartphone/tablet, invia messaggi di conferma del tipo di attività svolta in ciascun luogo visitato.

La posizione GPS associata a ciascun messaggio, viene elaborata dalla Centrale di Controllo e decodificata in un indirizzo completo (città, via e numero civico) ed eventualmente associata ad un Punto Notevole, descritto e georeferenziato sulla cartografia, che abbia le coordinate geografiche corrispondenti.

Tecnologie

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